Regulamin udostępniania faktur VAT w formie elektronicznej

 

§1. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy regulamin określa zasady udostępniania Klientom De Heus faktur VAT w formie elektronicznej „Usługa faktur elektronicznych”, zwaną dalej „UFE”. Przez udostępnianie faktur VAT w formie elektronicznej rozumie się możliwość podglądu treści elektronicznej faktury VAT i pobrania elektronicznej faktury VAT.

2. UFE świadczy De Heus Sp. z o.o. z siedzibą i adresem w Łęczycy, ul. Lotnicza 21B, 99-100 Łęczyca wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Łodzi-Śródmieścia w Łodzi, XX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000060991, posiadającą nr NIP 5261306893, o kapitale zakładowym 22.141.000,00 złotych,zwana dalej „De Heus”.

3. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym regulaminie, zastosowanie mają postanowienia ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. Nr 177 poz. 1054 ze zm.) zwanego dalej „Ustawą”.

 

§2. Definicje

Użyte w niniejszym regulaminie pojęcia oznaczają:

1. Klient – osoba fizyczna, osoba prawna, jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej będąca stroną Umowy zawartej na piśmie z De Heus.

2. e-faktura - faktura w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, zgodnie z Ustawą

3. Umowa – umowa sprzedaży zawarta pomiędzy De Heus a Klientem.

4. Usługa – usługa świadczona Klientowi przez De Heus na podstawie zawartej wspólnie Umowy.

 

§3. Opis i warunki świadczenia UFE

1. UFE polega na udostępnieniu Klientowi przez De Heus e-faktury wystawionej z tytułu świadczonych przez De Heus na rzecz Klienta Usługi, jak również na powiadamianiu Klienta o wystawieniu i udostępnieniu e-faktury.

 

2. Udostępnienie Klientowi e-faktury zgodnie z przepisami Ustawy, jest równoznaczne i zastępujące przesłanie faktury w formie papierowej.

 

3. Warunkiem skorzystania przez Klienta z UFE jest złożenie przez Klienta oświadczenia o wyrażeniu zgody na przesłanie, w tym udostępnianie, e-faktury wystawionej z tytułu świadczonych przez De Heus na rzecz Klienta Usług, w formie pisemnej lub w formie elektronicznej za pośrednictwem serwisu www.pk.deheus.pl, oraz:

 

a) złożenie przez Klienta oświadczenia o wyrażeniu zgody na otrzymywanie powiadomień o wystawieniu i udostępnieniu e-faktury na wskazany przez Klienta adres e-mail;

b) dostęp Klienta do komputera z zainstalowaną przeglądarką internetową i łączem do Internetu.

4. Zgoda Klienta, o której mowa w § 3 pkt. 3 powyżej, oznacza rezygnację z otrzymywania faktur w formie papierowej.

5. e-faktury udostępniane są za pośrednictwem serwisu PK (www.pk.deheus.pl) po uprzednim zalogowaniu się Klienta w tym serwisie. Korzystanie z serwisu odbywa się na zasadach opisanych w Regulaminie korzystania z serwisu PK.

6. Powiadomienie o wystawieniu i udostępnieniu e-faktury wysyłane jest na adres e-mail Klienta, o którym mowa w § 3 pkt. 3 powyżej, w terminie do 7 dni od udostępnienia danej e-faktury.

7. Chwilą doręczenia e-faktury jest chwila wysłania powiadomienia do Klienta o jej wystawieniu i udostępnieniu, zgodnie z pkt. 6 powyżej.

8. Klient zobowiązuje się do utrzymywania aktywnego adresu e-mail, o którym mowa w § 3 pkt. 3 powyżej, w okresie korzystania z Usługi Sprzedaży.

9. De Heus rozpoczyna wystawianie e-faktur w przypadku, gdy Klient złoży oświadczenie, o którym mowa w § 3 pkt. 3 niniejszego regulaminu w formie pisemnej – od następnego cyklu rozliczeniowego od zarejestrowania oświadczenia Klienta.

10. De Heus zaprzestaje wystawiania, przesyłania i udostępniania e-faktur najwcześniej od dnia następującego po dniu, w którym otrzymała oświadczenie Klienta o wycofaniu zgody na przesyłanie i udostępnianie e-faktury, ale nie później niż w terminie 30 dni od dnia następującego po dniu, w którym otrzymała oświadczenie Klienta o wycofaniu zgody na przesyłanie i udostępnianie e-faktury, a w przypadku otrzymania oświadczenia za pośrednictwem PK, nie później niż w ciągu 24 godzin.

11. Oświadczenie Klienta o wycofaniu zgody na przesyłanie, w tym udostępnianie, e-faktur musi zachować formę pisemną.

12. Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przesyłanie i udostępnianie e-faktur wystawianych z tytułu świadczonych przez De Heus na rzecz Klienta i oświadczenie o wycofaniu zgody na przesyłanie i udostępnianie e-faktur wystawianych z tytułu świadczonych przez De Heus na rzecz Klienta Usług sprzedaży, powinny być zgodne w treści z wzorami publikowanymi na stronie www.pk.deheus.pl.

13. Oświadczenie w formie pisemnej można złożyć przy zawieraniu z De Heus Umowy lub w późniejszym terminie przesłać na adres De Heus Sp. z o.o., ul. Lotnicza 21B, 99-100 Łęczyca.

 

14. Każda e-faktura udostępniana jest w serwisie www.pk.deheus.pl przez okres 36 miesięcy od daty jej wystawienia.

15. Dostęp do e-faktur może być dla Klienta ograniczony z przyczyn technicznych, leżących po stronie De Heus. De Heus zobowiązuje się zapewnić możliwość korzystania z UFE w godzinach 8.00–18.00, na poziomie co najmniej 95% czasu w danym kwartale.

16. De Heus może przesłać Klientowi e-fakturę pocztą elektroniczną, na jego żądanie przy braku możliwości dostępu Klienta do serwisu www.pk.deheus.pl z przyczyn leżących po stronie De Heus.

17. W przypadku, o którym mowa w punkcie 16, e-faktura wysyłana jest Klientowi na adres poczty elektronicznej, o którym mowa w § 3 pkt. 3 powyżej, w formie pliku ZIP

18. Klient zobowiązany jest do przechowywania e-faktur w formacie, w jakim zostały mu one udostępnione, przez okres 5 lat od końca roku, w którym zostały wystawione.

19. W przypadku rozwiązania Umowy Klient traci dostęp do serwisu www.pk.deheus.pl i w tej sytuacji Klient zobowiązany jest do pobrania wystawionych e-faktur z ww. serwisu przed przewidywanym terminem rozwiązania Umowy. W przypadku złożenia przez Klienta oświadczenia o wypowiedzeniu UFE, faktury korygujące oraz duplikaty faktur wystawiane Klientowi będą wystawiane w formie papierowej, po dacie zarejestrowania przez De Heus faktu złożenia przez Klienta takiego oświadczenia. De Heus poinformuje Klienta o dacie zarejestrowania faktu złożenia przez Klienta oświadczenia o wypowiedzeniu UFE, przesyłając stosowną informację na adres e-mail, o którym mowa w § 3 pkt. 3.

 

§4. Zmiana adresu e-mail i rezygnacja z UFE

1. Zmiany adresu e-mail, na który mają być przesyłane powiadomienia o wystawieniu i udostępnieniu e-faktury, Klient dokonuje za pomocą serwisu www.pk.deheus.pl.

2. W przypadku braku powiadomienia De Heus o zmianie adresu e-mail, informacje, o których mowa w § 3 pkt. 3 niniejszego regulaminu, uważa się za skutecznie doręczone po przesłaniu ich na dotychczas obowiązujący adres e-mail.

3. Rezygnacji z UFE można dokonać w formie określonej w § 3 pkt. 11 niniejszego regulaminu. Ponowne skorzystanie z UFE możliwe jest tylko po spełnieniu wymagań określonych w § 3 pkt. 3 niniejszego regulaminu.